Checkliste: Wie schreibe ich eine (unverschlüsselte) E-Mail richtig?
Die wenigsten Journalisten sind in der Lage, eine E-Mail so zu schreiben, dass sie beim Empfänger fehlerfrei ankommt. Es fängt bei zerhauenen Sonderzeichen an, falsche Formatierungen sind die Regel, nicht die Ausnahme, von merkwürdigen Zeilenumbrüchen ganz zu schweigen, und hört bei der Unsitte auf, die mich zu Wutausbrüchen veranlasst, jeden Mist als Attachment zu schicken, möglich in einem Microsoft-Format, oder gar mich mit Werbung unten in der Mail zu belästigen. Eine leere E-Mail mit einem Word-Attachment – das ist etwas für die Generation Kugelschreiber und Internet-Ausdrucker. Wenn jemand so einen Brief schriebe: Niemand würde das lesen, sondern das Gestammel ungelesen in die nächste Tonne treten. Ich weiß nicht, was sich die dabei denken. Vermutlich gar nichts. In meinem Seminaren verteile ich jetzt diese Checkliste. Und wenn sich jemand nicht daran hält und mir eine Klausur per E-Mail schickt, in der ich Werbung vor Yahoo oder irgendeinen anderen Quatsch lesen muss, der wird ein Donnerwetter zu hören bekommen, dass es raucht und knallt. Ich bin diese belehrungsresistente DAU-Schlamperei leid.
Checkliste: Wie schreibe ich eine (unverschlüsselte) E-Mail richtig?
Eine (geschäftliche) E-Mail muss enthalten:
– einen aussagekräftigen Betreff
– Informationen über den Absender (der Name!) und/oder Signatur
– eine Anrede!
Den Text E-Mail-Newsletter Standard (TEN Standard) so weit wie möglich einhalten!
Vor dem Versenden prüfen:
– richtige Formatierung? Funktionieren alle Sonderzeichen mit jedem Ausgabegerät? (Testen! Copy & paste aus Word-Dokumenten funktioniert nie einwandfrei!)
– cc-Verteiler öffentlich sichtbar? (Nie!)
– keine Werbung unter der E-Mail!
– Links nicht im Fließtext (vgl. TEN Standard)
Attachments:
– Informationen über ein eventuelles Attachment (im body der E-Mail!)
– welches Attachement-Format und warum?
Optional:
Hinweis/Link auf öffentlichen Schlüssel
Hinweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen
für Newsletter: Impressum
Hinweis auf E-Mail-Policy!
Bitte senden Sie mir E-Mails nur im ASCII-Textformat, nicht in anderen Formaten an die Adresse (…)
Mein Mailprogramm ist so konfiguriert, dass Formatierungen von elektronischer Post im HTML-Format nicht dargestellt werden. Ebenso werden Graphiken nicht dargestellt, einerlei, ob sie per Attachment mitgesandt sind oder von einem Server abgerufen werden sollen. Texte erreichen mich.
Bitte senden Sie mir keine Attachments (Dateianhänge an E-Mails). Attachments, über deren Inhalt ich nicht explizit oder kontextuell informiert bin, werden von mir unbesehen und sofort gelöscht. Sollten Sie mir ein Attachment schicken müssen, benennen Sie bitte im Text der Mail seinen Inhalt und stellen Sie sicher, daß es keine Viren o.ä. enthält, wenn Sie nicht wünschen, daß ich Mails von Ihnen als potentielles Sicherheitsrisiko auffasse.
Bitte senden Sie mir keine elektronische Grußkarten (so genannte E-Cards). Ich rufe solche E-Cards nicht vom Server ab.
E-Mails sogenannter „Freemail“-Dienste nehme ich nur zur Kenntnis, wenn mir deren Absender bereits vorher bekannt ist.
Unverlangte Werbemails wünsche ich nicht zu erhalten. Geeignete Maßnahmen gegen Spamming behalte ich mir ausdrücklich vor.
Verschlüsselte und anonyme (!) E-Mail an mich über die PrivacyBox:
https://privacybox.de/burks.msg (bitte Absender angeben, wenn ich antworten soll).
If you are a journalist and don’t receive an email reply: Sorry. But I prefer encrypted email. Don’t send me postcards with journalistic issues or questions. Please use GnuPG (www.gnupg.org) oder Pretty Good Privacy (www.pgp.com).
If you want to send me files: Preferably don’t. I strongly prefer URLs over file attachments. If you must, preferred file formats include plain text (ASCII or UTF-8), PDF, PostScript, as well as files packed with tar, gzip, zip, and everything else for which tools are freely available as open source code. My preferred text processors are gedit and OpenOffice for Linux. Microsoft Office files are also acceptable, but far less convenient.
Beispiel Signatur:
GnuPG-Key: www.burks.de/burks_0EF407565E3013AB.asc | Fingerprint: 67F1 C108 3BB1 8B12 D24F 9B4F 0EF4 0756 5E30 13AB
Please note that according to the German law on data retention, information on every electronic information exchange with me is retained for a period of six months.|Anonymous e-mail: https://privacybox.de/burks.msg